ご登録団体様へのご報告とご案内
日頃より、市民活動サポートセンターの活動にご賛同、そしてご協力頂きまして、ありがとうございます。
さて本日は、次の5点を皆さまにご報告するために、この文章を作成しました。
- 代表理事と事務局長の交代
- 交代に至った経緯
- 指摘を受けた業務改善点について
- 今後の業務改善について
- 今後の組織改編について
長い文章になっていますが、少しお時間を頂けたらと思います。
代表理事と事務局長の交代
長岡京市市民活動サポートセンターの指定管理者である一般社団法人市民活動ネット・チーム長岡京の「代表理事」と「事務局長」を交代しましたので、ご報告します。
| 代表理事 | 高坂 洋子 | 令和 6 年 2 月 8 日 就任 |
| 事務局長 | 牧本 隆 | 令和 6 年 2 月 21 日 就任 |
いずれも、当法人の理事会の議決で選任されました。
交代したばかりで、ご登録団体の皆さまにはご迷惑をおかけすることもあるかと思いますが、これからも以前と同様のお付き合いをお願い致します。
また、この交代に至った経緯を下に書かせて頂きますが、それに関する説明会を、次の日程で開催いたします。大変おでましにくい日時設定かとは思いますが、ご質問やご意見などがありましたらお聞き致しますので、お越し頂ければと思います。
| 第 1 回説明会 | 2024 年 2 月 28 日 (水曜日) 13:00〜 |
| 第 2 回説明会 | 2024 年 3 月 3 日 (日曜日) 16:00〜 |
場所はいずれも、市民活動サポートセンターで行います。
交代に至った経緯
今回の代表理事と事務局長の交代に至った経緯をご説明するためには、私たちのサポセンの構造についてご紹介しておく必要があります。
「市民活動サポートセンター(これ以降、サポセンと記載します)」は長岡京市の事業の一つで、社会貢献を行う市民活動の拠点施設として設置された、NPO や市民活動団体のための交流の場です。そして「一般社団法人市民活動ネット・チーム長岡京(これ以降、当法人と記載します)」が長岡京市の指定管理制度に基づいて、サポセンの運営を担っているという関係にあります。ですので、「サポセンの活動」と「当法人の活動」を明確に分けて運営していくことが求められています。
このことを踏まえた上で、これまでの経緯と、当法人内で発覚したサポセンの運営上の問題点についてご説明したいと思います。
令和5年8月に行われた当法人の定例理事会において、理事会から「令和4年度の決算書が示されていない」という指摘がありました。そして示された決算書の内容についても「誤りがあるのではないか？」という指摘がありました。そのことから当法人では、指定管理を頂いている長岡京市自治共助振興室のご協力もお願いしながら、内部調査を続けてまいりました。
- 会計処理のどこに問題があったのか？
- 会計処理以外にも、運営上の問題はなかったのか？
- 組織運営に問題はなかったのか？
など、さまざまな視点から調査してきました。その結果として、たくさんの改善が必要な項目が明らかになってきました。サポセンの業務上の問題以外にも、当法人の組織的な問題についても触れていますが、それらについても明らかにする必要があると考え、あえて列挙していることをご理解下さい。
1. 企業から受け取った協賛金の会計処理の誤り
令和4年度(2022年)に開催した「サポセン・フェスティバル 2022」に対して、4つの企業様から合計 40万円 の協賛金を頂きました。サポセン・フェスティバル内で実施した「チラシコンテスト」と、それらをまとめた「冊子の作成」を目的に協賛金を頂いたのですが、この事業は多くの登録団体様からご好評を頂きました。ただ、本来であれば、その協賛金は “サポセンの会計” として処理する必要があるところを、”当法人への入金” として処理していました。この事業はサポセンの事業として実施され、この冊子の作成等にかかった費用はサポセンの会計から支出していました。
2. 光熱費高騰分の不適切な取得
当法人は令和4年度のサポセン運営の結果として、「赤字」として長岡京市に報告しました。その際、長岡京市からは、光熱費の高騰分として 73,833円 の補填を受けました。しかし上に書いた通り、協賛金の会計処理に誤りがあり、その誤りを修正すると実際には赤字ではなく「黒字」決算となることが分かっています。その結果、光熱費高騰分として補填された 73,833円 の取得は、不適切だったと考えています。
3. 前理事長が所属していた団体への作業の実施
前執行部(理事長、副理事長、事務局長)によるサポセンの運営において、勤務時間中に前理事長が所属していた団体の作業を行っていたことが分かっています。その作業は前事務局長によって行われ、その団体が定期的に発行している情報誌の作成や、商品販売用チラシの作成などを勤務時間中に行っていたり、その団体が送られた年賀状の印刷も、サポセンの事務用プリンタを使って行われていたとの報告も受けています。またその団体が発行しているリーフレットの販売窓口として、サポセンの事務局を使用しています。これらの内容をサポセンの事業として明記した上で行なっているのであれば問題はないのですが、実際にはそれらのサービスを提供しているのは、その団体に向けてのみです。
4. 特定の団体のイベントに対する共催
サポセンの主な役割は「登録団体に対する中間支援」です。ですが、登録団体が令和5年度に実施されたいくつかのイベントに対して、「共催」という形で参加しました。共催は協賛や後援とは異なり、共同で催しを開催し共に責任を負うものです。これは、中間支援の枠を大きく逸脱するものと考えます。またこの共催の決定プロセスについて、前執行部は理事会に一切説明することなく決定をしました。理事会は、そのイベントのポスターを見て、初めてサポセンがイベントに共催するのだということを知ることとなりました。
5. 事実とは大きく逸脱した予算書の作成
当法人は、サポセンの運営に関わる予算書を長岡京市に提出しています。令和3年度と令和4年度向けとして長岡京市自治共助振興室に提出した予算書に書かれていた計算根拠は、現実とは相容れないものでした。当法人の現在の雇用体系であれば、当時の全ての事務局員(5名)は雇用保険の対象となる可能性がありますが、少くとも全ての事務局員は自分達が雇用保険に加入しているかどうかを把握していない状態でした。それにもかかわらず予算書の計算根拠には、「雇用保険」の計算式の記述がありました。同様に、理事に対する報酬も計上されていますが、理事はその予算書に記載されているような勤務形態とはなっておらず、また理事自身もその認識はありませんでした。そのように作成された予算書は、根拠に乏しいものでした。
6. 前事務局長の不明瞭な給与体系
上のように提出した予算書には、「別途事務局長としての仕事として月12時間」の手当と記載されています。勤務表を確認しても、通常の勤務時間以外に毎月概ね12時間が計上されています。その12時間に「どんな作業」を「どれくらいの時間」行っていたかは明確になっておらず、実際に12時間の作業が行われていたかを確認する術はありませんでした。
7. 長岡京市へ提出した予算書と理事会へ提出した予算書は別物
ここまでにお伝えした通り、長岡京市に提出した予算書には(それが正しいかどうかは別にして)「計算根拠」が記載されていました。しかし前執行部が理事会に示した予算書には、その計算根拠の部分が削除されていました。ですので、理事会はその予算の細かい内容を把握する術がなかったことになります。もちろん、そのことを指摘しなかった理事会の責任は免れませんが、そもそも一般社団法人として予算及び決算には理事会の承認が必要であり、その計算根拠を示す必要があったと考えていますが、前執行部はそれを怠っていました。
8. 監事による監査報告の日付
サポセンの運営に関する令和4年度の決算書は、令和5年5月までに長岡京市へ提出を完了しています。ですが監事がその内容を確認したのは、令和5年7月に入ってからのことでした。これは、前執行部が監事の確認を経ずに長岡京市へ提出したことを意味しています。
9. 理事会への会計報告が出来ていない
上と同様に、サポセンの令和4年度の決算書は、令和5年5月までに長岡京市へ提出を完了しています。ですがこの決算書は理事会の承認を経たものではなく、理事会が決算書の開示を受けたのは、令和5年8月の定例理事会において前執行部に対して請求した時が最初でした。
指摘を受けた業務改善点について
これらの経緯と問題点を長岡京市自治共助振興室に報告した結果、「業務改善通知書」を通じて 5点 の改善項目をご指摘頂きました。これらの改善項目に対する、当法人の改善内容をご報告致します。
1. 帳簿類の整理
長岡京市自治共助振興室の調査において、「令和4年度に指摘した領収書が揃っていない等、帳簿の管理が不十分であったため改善が必要である」との指摘を受けました。揃っていなかった領収書についてはすでに発行して頂き、出金伝票への添付を完了していますが、この領収書の不備については、令和4年度中に行われた「定期調査」でもすでに指摘されており、それを放置したまま翌年の定期調査で再度指摘された事は、真摯に反省するところです。領収書の扱いは会計処理の基本です。今後は、出金入金のいずれの場合も適正に処理してまいります。
2. 人件費の適正な支出（特に事務局長に係る給与等）
問題点の所でも書きましたが、前執行部が設定していた「別途事務局長としての仕事として月12時間」は、その根拠があいまいであることは間違いありません。今後は、すでに提出済の令和6年度の予算書及びそれに添付した人件費を根拠に運営してまいります。また事務局長に対する報酬は「固定」とし、事務局長としての作業内容を月次報告書に記載することとします。
3. 自主事業とそれに係る収入についての整理
この文書を作成することとなった理由に、「サポセンの運営」と「当法人の運営」の境界線があいまいだったことが挙げられます。当法人の「自主事業」に対する考え方に誤りがありました。当法人の理事会では、令和4年度に実施した「チラシコンテスト」は “当法人の自主事業ではなくサポセンの事業である” という考えで一致しました。またそれに伴う収入として得た協賛金についても、サポセンへの収入であると確認しています。同様に、いくつかの収入が法人のものとして会計処理していましたが、それらについても、サポセンの収入として処理すべきものと確認しています。
サポセンの業務時間中に、サポセンの業務の範囲内で受け取った収入についてはサポセンへの収入とし、自主事業の定義を、「サポセンの業務時間外に実施するもの」もしくは「サポセンの業務内容と明確に区別出来るもの」に限定することとします。
4. 勤務時間中に前理事長が所属する団体への作業の実施
現在までに、前理事長及び前事務局長はそれぞれの役職を辞任され、理事についても辞任されています。それに伴って、前理事長が運営する団体への作業の実施は無くなっています。
今後は「サポセンが提供するサービス」の内容を明確にし、そのサービスを受けるのが特定の団体に限定されることのないように、サービス内容を全ての団体に周知していきます。
5. 団体の運営体制の健全化
上記の改善内容と、前述した本法人が抱える問題を解決し、健全なサポセン業務の運用を行うため、以下のように本法人の組織を改編します。
今後の業務改善について
当法人がサポセンの業務を継続するにあたり、業務内容が明確になっていなかったり、予算の考え方についても根拠が示しきれていない部分がありました。今回の問題が明確になったのを受け、これらについて明文化することとしました。
まず、令和6年度に実施するサポセンの事業は、以下のものとします。
- 登録団体からの相談業務
- 登録団体への情報発信
- 貸しスペース
- 登録団体へのコピー・印刷サービス
- サポセンフェスタ(又は、それに準ずるイベント)
1. 登録団体様からの相談業務
サポセンが担うべき役割は、登録団体様への「中間支援」です。その中間支援の中核を担うのがこの相談業務です。登録団体が抱えている問題や必要としている項目に対して、その解決の道筋をつけるのが中間支援の実態だと考えます。決して問題解決に向けた「作業代行」や「直接支援」ではありません。解決の道筋をつけるため、サポセンの中間支援の形を「団体と人材を繋げるハブ」と位置付けます。このように位置付けることで、サポセンが努力するべき方向性は、さまざまな「その道」のエキスパートと関係を構築し、それを紹介できる体制を作ることと定義することが出来ます。そのような「ハブ」としての機能が備わっていることが、サポセンの価値を上げていくことと考えます。
2. 登録団体への情報発信
現在サポセンが行っている情報発信の方法は、ホームページ、SNS、チラシ等の紙媒体となっています。来年度に関しては、各種情報発信機能は残しつつ、紙媒体への情報発信は出来るだけ減らしていくこととします。また、現在の情報発信のあり方を再検討し、効率的かつ出来るだけ多くの方々に見て頂ける方法を検討することとします。また必要であれば、その方法の実施も行なっていきたいと考えます。
3. 貸しスペース
貸しスペース業務はこれまでと同様、登録団体の皆さまの活動スペースや、打ち合わせスペースとしてご利用頂くものです。スペースをお貸しするのに利用料等は頂戴しておりませんが、それについては来年度も継続します。一方、現在のスペースの使い方が効率の良いものになっているのかなど、検討の余地が残されていると考えます。令和6年度が始まるまでに、現在の利用状況と照らし合せながら、この事業に関する来年度の運営方針を立てていくこととします。
4. 登録団体へのコピー・印刷サービス
現在サポセンが行う業務の中で、唯一の収入を伴う事業です。この事業に関しては多くのご意見を頂戴しました。当法人の理事会でも、特にコストと売上のバランスの部分について初めてその数字を見る方も多く、実施の是非を問う声もありました。令和5年6月よりコピー料金の値上げを実施しましたが、それに伴って利用される頻度が減少しているのも事実です。しかし、市民活動サポートセンターが長岡京市の公設民営で始まった時の理念の中に、活動団体が気軽に集まれるスペースの必要性と、その付属設備としてのコピー機等の事務機器の必要性が強く語られたとお聞きしています。そこで来年度はこの事業を継続し、一年間を通してこの事業の必要性を精査することとします。その中で、この事業が本当にサポセンが担うべき事業なのか、実はバンビオ内にコピー機が設置されることこそが有るべき姿なのではないのか等の声もあり、その辺りについても検証していきたいと考えます。
またコピーや印刷のサービス以外にも、市民団体から要求される形で様々なサービスの提供をその場その場で対応してきました。そのような運用を行った場合、当然「サービスを受ける団体」と「サービスを受けられない団体」が出来てしまいます。令和6年度に関しては、これまでに市民団体からリクエストされた項目を洗い出し、それらについてサービスとして「実施する」「実施しない」を判断します。サービスとして提供すると判断したものについて、必要であれば料金を設定した上で、全ての登録団体へ告知することとします。
5. サポセンフェスタ
11月1日に開催した当法人の緊急理事会の席で、サポセンフェスタの実施の是非について意見が交わされました。多くの方からサポセンフェスタに関して必要という内容のお声を頂きました。そこで来年度については、サポセンフェスタを実施することの「意義」「目的」を明確にして、その目的を達成する他の方法も同時に検討した上で、サポセンフェスタを実施することとします。仮にサポセンフェスタの実施の必要がないと判断された場合でも、検討時に明確にされた「目的」を達成するための事業(イベント等)は、必ず実施することとします。
今後の組織改編について
ここまでにお伝えしてきた、当法人が抱えている問題点の解決策と再発防止策、そして業務改善を実現するために、当法人は大幅な組織の改編を実施します。各役職の責任の範囲を明確にすると共に、それらを各自が理解することが、現在の当法人に一番必要なことであると考えました。この大前提を念頭に置きつつ、次の組織再編計画を実施します。
1. 前執行部の全ての役職からの退任
本法人が抱えている問題の多くは、前執行部によるサポセンの「私物化」が原因である部分が多いと考えます。私物化からの脱却を明確にするために、前執行部の全ての役職からの退任を行います。
2. 年度末までの組織形態と新年度以降の組織形態
新しい組織を、「令和5年度末までの組織形態」と「令和6年度からの組織形態」の2つに分けて構築します。令和5年の年度末までの組織形態として、令和6年2月の定例理事会で、それまでの理事であった高坂洋子が代表理事に就任いたしました。年度末までに、現在抱えている問題の解決を行うと共に、令和6年度のサポセン運営がうまくスタート出来るように準備を行います。またその中で、「サポセンの役割とは一体何か？」を改めて考え直す機会を設け、サポセンが担うべきサービスを明確にした上で、それを実施していくためのルール作りも行います。また理事会については、年度末までは現状の形で継続します。
3. 外部からの代表理事の招へい
令和6年度からの組織形態として、外部から代表理事を招きます。具体的には、「岩木 勝二(いわき かつじ)氏」に代表理事への就任の打診をしました。
岩木氏は、全国に有名スイーツ店を展開する企業の取締役を退任後、株式会社ばんぐるを起業。長岡京市内を中心に運営し、現在12期目になります。その間、まちおこしイベント(街コン、街バル、音楽イベント)や、長岡京市の創業カフェの講師、長岡京市商工会の副会長、地元放送局であるFMおとくにの放送局長、そして同局のラジオパーソナリティーとして活動をされています。
指定管理制度の基本として、民間のノウハウの活用が挙げられます。ですが現在の法人は、それに応えられるような組織となってはいませんでした。今回新たに招へいする岩木氏は、少なくともご自身が経営する法人の代表として実際に経済活動をされています。例えば、法人であれば当たり前に行う「正しい会計処理」であったり、「組織で動くとはどういうことか」についてのノウハウはお持ちです。サポセンの少なくとも「経営」に関する部分は、実際に経営を行なってこられた方が行うことが望ましいと考えます。
岩木氏には、当法人が抱えている問題を説明した上で、すでに代表理事への就任を内諾頂いています。
3. 理事の役割の明確化と理事会の再構成
前執行部によるサポセンの私物化が主な原因としつつも、全ての責任が前執行部にあるわけではなく、現在の組織体系にも問題があったことも事実です。例えば、現在の理事会を構成する理事は、自分達に課せられた責任や権利などの説明を受けないまま理事に就任したという現状があります。また、予算や決算が理事会に提示されていなかったことについて声を挙げなかった責任は、決して免れるものではありません。それは、これまで当法人が構成してきた理事会が「市民団体の代表者」で構成されていたことに起因すると考えています。
また当法人の現状では、「登記されている理事」と「登記されていない理事」の2種類の理事が存在します。それらの明確な違いが示されず、権限等もあいまいな状態になっています。この状態を是正し、「登記されていない理事」が存在しないようにします。
上記のような、あいまいな理事会の形を解消する方向性を示し、令和6年3月の定例理事会までに「理事及び理事会の役割」を明確にします。令和6年度の組織形態に移行する際には、新たな代表理事が業務を執行するために必要な理事を選出、もしくは現在の理事からの立候補を募ります。
4. 新たな事務局の構築及び事務局長の選出
現在の「理事会」と「事務局」との関係は、とてもおかしな状態にあります。ボランティアで役割を担ってもらっている理事が様々な事業の運営を行い、報酬を得ている事務局はそのサポートを行っているという状態です。
この状態を是正するため、企画・運営・予算編成を事務局の役割と定義し、理事会は事務局からの提案に対して賛否を表明する場と定義します。
これらの状態にするためには、事務局の強化は必須です。
令和6年度からの組織では、令和6年3月定例理事会をリミットに、新しく代表理事に事務局長を選任してもらうこととします。
最後に
昨年の秋頃から当法人内部の問題で、多くの方に「サポセンは大丈夫か？」とご心配を頂きました。また、登録団体の皆様へこのようのご報告をしなければならないことを、申し訳なく感じております。
ここまでに書かせて頂いた業務改善の計画の遂行を、指定管理を頂いている長岡京市自治共助振興室の指導を受けながら進めてまいりたいと思います。
新たな組織を編成して、登録団体の皆さまの信頼を頂けるよう、これまで以上に誠実にサポセンの運営をしていきたいと考えておりますで、これからもご指導・ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。